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企業如何做好質量體系認證工作?

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企業如何做好質量體系認證工作?

發布日期:2019-08-24 作者: 點擊:

企業要取得ISO認證,主要應作好兩方面的工作:一是建立健全質量保證體系,二是作好與體系認證直接有關的各項工作。關于建立質量保證體系,仍應從質量職能分配入手,編寫質量保證手冊和程序文件,貫徹手冊和程序文件,做到質量記錄齊全,其程序和作法與建立質量管理體系相同。下邊是總結的如何作好與體系認證直接有關的各項工作。

1.全面策劃,編制體系認證工作計劃

為了使體系認證工作能作到有計劃、協調地進行,企業質量部門在調查和收集有關體系認證信息的基礎上,對體系認證工作進行全面策劃,編制“企業質量體系認證工作計劃”作出總體安排。“計劃”應包括體系認證應作好的工作(項目)、主要工作內容和要求、完成時間、責任部門、部門負責人和企業主管領導。“計劃”編好后,應經企業主管認證工作的領導批準,由質量部門印發。

2.掌握信息,選擇認證機構

(1)掌握信息

企業在申請認證之前,首先應掌握兩方面的信息。

一是企業質量管理水平的信息。應組織人員按選定的質量保證模式對企業現有的質量體系進行全面審核,通過審核報告來掌握企業質量管理水平的信息,判定是否基本具備申請體系認證的條件。

二是社會第三方認證機構的信息,通過派出人員進行調查,收集認證機構的資料,掌握認證機構的有關信息,其中主要是認證機構的合法性、公正性和權威性,審核人員的資歷和水平以及收費標準等,以便為選擇認證機構決策提供依據。

(2)選定認證機構

根據掌握認證機構的信息來選擇認證機構,應選擇那些收費合理、具有合法性、公正性和權威性的認證機構。選定的認證機構并不是越多越好,關鍵是它們的合法性和權威性。由于我國已與世界上10個主要國家簽署互認協議,一張證書可以通行互認的國家,因而一般只需選定一家。

企業質量管理部門應寫出正式的書面報告報企業最高領導者批準。報告應包括選用的質量保證模式標準、選定的認證機構、認證的時間安排以及所需的費用等。企業領導批準后即作為申請體系認證的依據。

3.與選定認證機構洽談,簽訂認證合同或協議

(1)與選定的認證機構洽談

根據領導決策(批準的報告),質管部門與選定的認證機構進行初次洽談,提出申請體系認證的意向,了解申請體系認證的程序,商討認證總體時間安排,以及認證費用等。不管是初次洽談,還是以后的談判,企業應明確“認證是市場行為,申請認證的企業是認證機構的用戶”這一觀念。

初次洽談后,申請認證企業應向認證機構索取申請認證用的申請表和協議書或合同書。

(2)正式提出申請,簽訂合同或協議

企業在作出質量體系認證工作總體安排和提出整改工作要求后,就可向認證機構提出質量體系認證的正式申請,遞交申請表。當認證機構接受申請委托后,企業即可與認證機構簽訂合同或協議。

有的認證機構要求在提出正式申請交申請表的同時,應提交企業的質量保證手冊或其它有關文件,例如認證體系復蓋產品的介紹、企業營業執照等。此時,正式申請則應在質量手冊編好后再提出,在送申請表的同時送交質量保證手冊,然后簽訂合同或協議。

4.送審質量保證手冊

企業申請質量體系認證,必須要經過認證機構的兩次審核,第一次是對企業的質量保證手冊的審查,審查手冊內容是否達到所選用質量保證標準的要求,是否能滿足企業保證產品質量的需要,這是對企業質量保證體系適宜性的審查;第二次審查是對企業現場進行檢查,檢查實際質量活動是否有程序文件,是否符合質量保證手冊和程序文件的規定,現場檢查是對企業質保體系實施性的檢查。

由于質量保證手冊審查是體系認證審核的第一關,因而申請體系認證的企業,對手冊的編寫應引起足夠的重視,使編寫的質保手冊能符合要求,爭取審查一次通過。送審的質保手冊應是經企業最高管理者批準的受控版本。

認證機構對質保手冊審查后會正式提出書面的審核意見,企業對所提意見應進行研究分析,對不符合所選用質量保證標準內容要求的意見,必須依據所提意見對質保手冊進行修訂;對屬于建議性的意見(認證機構一般不提這類意見),企業則應根據本企業實際情況決定是否對手冊進行修訂。根據審查意見修訂質保手冊時,應按規定程序辦理修訂手續。除應向認證機構提供修訂后質保手冊換回原提供的手冊外,對企業內所發手冊的受控版本,都應進行修訂。修訂后的質保手冊即是認證機構對現場檢查的依據。

5.作好現場檢查迎檢的準備工作

(1)資料準備

作好現場檢查迎檢的準備,不但關系到認證能否一次通過,同時也關系到現場檢查能否順利進行。為此,企業質量管理部門應編制印發“迎接認證現場檢查準備資料清單”提出各部門應準備資料的目錄,經審查后交各部門進行準備。質管部門對各部門準備好的資料應進行抽查,以保證準備好的資料能符合要求。對各部門準備資料應提出以下要求:

a)為作到有備無患,準備的資料應寬一些;

b)資料準備應按每項體系要素準備,準備好的資料應按不同的體系要素分別存放;

c)每個要素的資料應分為提供和備用,凡與認證所選質量保證標準或質保手冊直接有關的,均為提供的資料,凡間接有關的為備用資料;

d)準備的資料應編號、列表編目錄,以便于檢索。

(2)人員準備

迎接現場檢查的人員準備,應分公司(總廠)和車間(分廠)兩級進行。

公司(總廠)應負責選定陪同人員和發言人,人員一經選定即不再變動,檢查時必須在場,企業其他工作應為檢查工作讓路。對選定人員,企業質量管理部門應負責組織培訓,使人員應掌握接受檢查的必備條件和應掌握的信息,以及注意事項。為了搞好人員培訓,質管部門應編寫“培訓提綱”。

各車間(分廠)應對本車間(分廠)、班組迎檢人員和參加迎檢的工人進行培訓,培訓內容可參照公司(總廠)的培訓提綱和學習手冊。

為了搞好企業所有迎檢人員的學習,企業質管部門應編寫《質量體系認證學習手冊》,提供各部門學習使用。

由于認證機構現場檢查時,對如何實施企業的質量方針和貫徹體系文件等會提出很多問題,如問不同崗位人員如何實施質量方針的,因而企業各級領導和全體迎檢人員應對回答如何貫徹實施質量方針作好充分準備。

(3)成立迎檢組織機構

為了使企業迎檢工作能作到有條不紊地進行,企業應成立迎接現場檢查的組織機構,一般設立迎檢辦公室或迎檢領導組,下設接待組和業務組。

接待組主要負責認證機構審核人員的生活食宿、交通車輛和審核人員車票或機票等工作。業務組負責組織各部門的培同人員和發言人參加認證機構召開的各種會議,接受檢查,掌握檢查中發生的不合格信息,及時向企業主管領導匯報和采取措施等。

(4)編制迎檢計劃

認證機構到申請體系認證企業進行現場檢查的一周到十天前,應正式提出現場檢查計劃。該計劃應明確提出去企業檢查的審核人員,以及他們的簡歷、審核人員分組和各組活動的日程安排,安排要具體到小時。

認證企業在接到認證機構提交的現場檢查計劃后,質管部門應針對計劃的安排編制企業的迎檢計劃。迎接計劃應包括日期、時間、審核的要素和部門、發言人、參加人員、需準備的資料、檢查活動的地點等。迎檢計劃編好后,應印發企業領導、迎檢辦公室(含接待組和業務組)以及各部門。各部門應根據“迎檢計劃”的安排作好迎檢的準備工作。

6.接受現場檢查,及時反饋信息

1. 組織人員參加首次會議

認證機構來企業第一項活動就是召開首次會議。企業質管部門應明確規定參加首次會議的人員,并作好參加會議的組織工作。首次會議上企業最高領導者應致歡迎詞;參加會議的人員應作到準時不遲到,開會時遵守會議紀律,從而展示企業嚴肅的工作作風。

2. 接受檢查,作好介紹

在認證機構審核人員去各部門檢查時,企業指定的發言人和陪同人應根據審核人員所提問題作好介紹,提供所需資料。介紹情況是否全面并符合所提問題,資料是否提供齊全,對能否產生不合格項關系重大,因而應重視并作好這項工作。

3. 掌握檢查中發生的信息,及時反饋

在審核人員進行檢查過程中,迎檢的領導組或迎檢辦公室每天下班前應召集陪同人員開會,匯報當天檢查情況,特別有可能發生不合格項時應及時匯報,以便向審核人員提供新的資料并進一步說明情況,使審核人員根據新情況和新的資料重新判定,力爭不產生重大不合格項。

4. 組織參加末次會議

末次會議是認證機構審核人員向認證企業匯報現場檢查情況的會議,會上除報告檢查中發生的不合格項外,還要提出體系認證是否通過的初步意見。認證企業質管部門應明確規定參加末次會議的人員,并作好參加會議的組織工作,使參加會議人員能準時到會并使會議能順利召開。

7.對不符合項組織整改

由于質量體系包括的質量活動,牽涉的面廣,涉及的人多,現場檢查不可能不發生不符合項。對發生的不符合項,能立即整改的,力爭在檢查結束前整改完成,并向審核人員提供整改后的情況;當不符合項不能立即整改時,認證企業應制訂不符合項整改計劃,并將計劃在檢查完成時提供給審核人員,以便作為審核人員判定認證能否通過的依據。

當發生的不符合項對企業通過體系認證沒有影響時,也可在審核人員離開企業后制訂“不符合項整改計劃”并報送給認證機構,作為認證機構跟蹤檢查時的檢查內容。

8.通過體系認證取得認證證書

當對企業現場檢查未發現重大不符合項,且一般不符合項都較少時,認證機構審核人員即可判定企業通過體系認證,并在末次會議上宣布通過認證的初步意見,待審核人員向認證機構的領導組織(一般是技術委員會)匯報審定后即正式通過體系認證,并在一個月內向申請認證企業頒發體系認證證書。

當對企業現場檢查發現重大不符合項,或一般不符合項過多時,認證機構審核人員則判定體系認證暫不通過,認證企業必須制訂整改計劃組織整改后,并由認證機構審核人員進行復查,或由企業編寫書面整改報告報認證機構審查,認為合格后才可通過體系認證,頒發體系認證證書。

9.防止松勁思想不能倒退,繼續健全質量體系

企業要堅決防止事過境遷一陣風的思想,不能認證通過后就萬事大吉,在思想上放松了,在行動上把已經整改開展起來的質量活動停下來,又恢復到認證前的作法。企業領導和廣大職工不但應將已整改提高的質量活動,堅持下去,還應繼續健全質量體系,提高體系運行有效,不能倒退。

10.進行整改,迎接跟蹤檢查

根據認證機構認證程序的規定,對通過體系認證的企業,每年需進行1~2次的跟蹤檢查。為此,企業對認證機構現場檢查提出的問題(即不符合項),應按已制訂的整改措施計劃進行整改,以便迎接認證機構的跟蹤檢查。

企業應對認證工作認真進行總結,并在已取得體系認證的基礎上,以產品實物質量為目標,繼續貫徹系列標準,實施《質量管理手冊》及有關的程序文件,從廣度和深度上深化質量管理,提高管理水平,以確保企業在激烈市場競爭中永遠立于不敗之地。

 


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